As melhores dicas para organizar um escritório
Bem-estar e produtividade são dois conceitos que estão longe de ser incompatíveis quando trabalha em casa, sentado no seu espaço de trabalho. Um escritório bem organizado é o segredo para pensar e trabalhar de forma eficiente. Um espaço desarrumado gera stress, distrações e menor eficiência. Felizmente, existem algumas técnicas muito simples para tornar o seu escritório num espaço funcional e agradável. Quer saber como organizar o seu escritório? Descubra as nossas 9 melhores dicas para um escritório de topo!
Dica 1: faça uma triagem regularmente
A organização e a desarrumação regulares são um dos passos a dar para manter o seu escritório organizado a longo prazo. Elimine o supérfluo arquivando os seus documentos. Utilizar pastas e dossiers para organizar papéis importantes. Por exemplo, crie pastas separadas para faturas, projetos em curso e documentos administrativos. Não se esqueça de reciclar todo o papel que utilizar! Livre-se de objetos fúteis. faça uma triagem regular do seu material de escritório e livre-se de canetas gastas, cadernos usados e artigos que já não utiliza. Também é possível doar ou vender artigos obsoletos. Poupará espaço e verá as coisas com mais clareza.
Dica 2: Utilize as soluções de arrumação de escritório corretas
Para otimizar o seu espaço de trabalho, invista em acessórios de secretária e arrumação adaptados às suas necessidades, como um organizador de secretária. Para melhorar a organização do seu espaço de trabalho, pode começar a utilizar caixas de arrumação etiquetadas. Escolha caixas transparentes com etiquetas claras para organizar o seu material de escritório. Dedique uma caixa a canetas, outra a cabos e carregadores e uma terceira a documentos que aguardam processamento. Acabou-se o tempo perdido à procura de um acessório!
Opte também por organizadores de gavetas: compartimente os acessórios da sua secretária com divisórias de gavetas. Guarde os seus clips, notas autocolantes e outros materiais pequenos em espaços concebidos para manter tudo arrumado. E não se esqueça dos porta-documentos verticais para os seus ficheiros correntes e documentos que consulta frequentemente.
E porque não pendurar um painel perfurado na parede por cima da sua secretária? Pode colocar acessórios como tesouras, pen drives ou auscultadores para otimizar o espaço.
Para recordar: Adapte o espaço de arrumação ao tamanho dos seus objetos (livros, pastas, objetos decorativos) instalando prateleiras reguláveis.
Dica 3: Escolher mobiliário para um escritório organizado
Criar um espaço de trabalho organizado e prático significa também escolher o mobiliário de escritório correto. Eis alguns tipos de secretárias que se adaptam a diferentes necessidades e configurações de salas:
- A secretária de canto: otimiza o espaço, especialmente em salas pequenas. Ao integrar-se perfeitamente numa divisão, oferece uma superfície de trabalho generosa, libertando espaço no centro da divisão.
- Secretárias com arrumação incorporada: equipadas com gavetas, prateleiras ou compartimentos. Este tipo de secretária mantém os seus materiais e documentos essenciais à mão. Isto mantém o seu espaço de trabalho limpo e arrumado.
- Secretárias extensíveis: precisa de uma superfície de trabalho flexível? Esta é a secretária para si! Pode ser aumentada para tarefas que exijam mais espaço e dobrada para ocupar o mínimo de espaço possível quando o trabalho estiver concluído.
- A secretária com armário de arrumação: a combinação da superfície de trabalho com o armário incorporado proporciona um espaço de arrumação extra para os seus ficheiros, pastas e outros materiais.
- A secretária: com o seu tampo rebatível, esconde o espaço de trabalho e todo o seu conteúdo quando não está a ser utilizado. O compromisso perfeito para espaços de convívio partilhados ou áreas pequenas.
- A consola de secretária: um design fino e simples. É ideal para espaços pequenos ou necessidades pontuais. Também pode ser utilizada como mesa de apoio.
Dica 4: Invista numa cadeira de escritório ergonómica
Seja produtivo enquanto se senta confortavelmente! A escolha de uma cadeira de escritório ergonómica não é uma questão de sorte. Deve ser adaptado à forma do corpo para criar um ambiente propício ao trabalho e à concentração. Uma cadeira ergonómica bem concebida dá-lhe o máximo apoio para as costas.
Graças a um investimento bem ponderado numa cadeira de escritório profissional, pode adotar a postura correta. Desta forma, evita-se o risco de dores nas costas ou tensões musculares. Uma boa posição sentada deve também facilitar o acesso aos vários elementos da sua secretária (sem movimentos desnecessários!).
Dica 5: Otimize a iluminação do seu espaço de trabalho
Um ambiente de trabalho confortável e produtivo requer uma iluminação eficiente. A maximização da luz natural é essencial. Coloque a sua secretária perto de uma janela para beneficiar da luz natural. Favorece a concentração e reduz a fadiga ocular. Certifique-se de que os raios de sol iluminam o seu espaço de trabalho sem criar reflexos no ecrã do computador. Por exemplo, coloque a sua secretária perpendicularmente à janela para evitar o encandeamento.
Complemente esta ação com uma iluminação artificial adequada. Utilizar luz artificial quando a luz natural é insuficiente (em dias nublados ou ao fim do dia). Um candeeiro de secretária com um braço articulado permite-lhe direcionar a luz exatamente para onde precisa dela. Escolha um candeeiro com uma lâmpada LED regulável para ajustar a luminosidade de acordo com as suas tarefas. Para evitar o encandeamento direto, coloque a luminária à sua esquerda se for destro e vice-versa.
Certifique-se também de que varia as fontes de luz, combinando vários tipos de iluminação para evitar contrastes excessivos e sombras incómodas. Para além do candeeiro de secretária, instale um candeeiro de teto que emita uma luz suave e uniforme e candeeiros de parede para uma iluminação indireta.
A escolha da temperatura da cor também precisa de ser adaptada. Escolha uma luz branca neutra a fria (entre 3500 K e 5000 K) para estimular a sua concentração. Para os momentos menos exigentes, opte por uma luz mais quente (2700 K a 3000 K) para um ambiente mais relaxante.
Dica 6: Personalize o seu espaço de trabalho
Personalizar o seu espaço de trabalho torna-o mais cativante. Pode acrescentar decorações como molduras para fotografias para tornar o seu escritório mais acolhedor. Por exemplo, coloque fotografias de família, uma pequena planta verde para dar um toque de natureza ou citações motivacionais num quadro de notas. Escolha cores de que goste e que o tranquilizem. Para evitar que o escritório seja demasiado distrativo, recomendamos que prefira cores suaves e neutras, como o azul ou o verde, para as paredes do seu espaço de trabalho. Por outro lado, opte por objetos coloridos para dar um toque de dinamismo ao seu canto de escritório.
Dica 7: Limpe e arrume a sua secretária regularmente
Manter um escritório organizado significa dedicar tempo à limpeza regular. É muito fácil incorporar este hábito na sua rotina diária. No final de cada dia, dedique alguns minutos a arrumar a sua secretária, a arquivar documentos dispersos e a limpar as superfícies. Deitar fora o lixo. Desinfetar o teclado e o rato.
Na véspera do fim de semana, aproveite para limpar bem a área do seu escritório. Limpar o pó das prateleiras. Limpe o ecrã do seu computador. Certifique-se de que todos os seus pertences estão em ordem.
Sugestão 8: Gerir a organização dos cabos elétricos e de rede
Cabos desarrumados podem dar origem a uma secretária desarrumada e pouco atrativa. A arrumação dos cabos e a utilização de coberturas para os cabos ajudá-lo-ão ainda mais. Utilize abraçadeiras e clipes para agrupar os cabos e evitar que fiquem emaranhados. Pode juntar os cabos do computador, da impressora e de outros dispositivos utilizando fechos de velcro para obter um aspeto mais harmonioso.
Ao longo dos rodapés ou debaixo da secretária, as capas para cabos ajudam a esconder os fios para que não se arrastem pelo chão.
Dica 9: Defina áreas muito específicas do seu escritório
Porque não criar áreas da sala dedicadas a diferentes atividades? Para se organizar, pode demarcar uma zona de trabalho e uma zona de relaxamento. Escolha áreas separadas para atividades diferentes. Por exemplo, crie uma área para trabalhar com o computador (com uma secretária e uma cadeira ergonómica) e outra para tarefas manuais (com uma mesa e material de bricolage). Não hesite em utilizar tapetes de chão. Colocados debaixo da secretária, definem o espaço de trabalho. Em vez disso, opte por um tapete tecido a partir de fibras vegetais para delimitar uma área de relaxamento.
Aproveite para aplicar estas 9 dicas para transformar a sua área de trabalho num escritório bem organizado! Não há nada como isto para melhorar a sua concentração, a sua eficiência e, por conseguinte, a sua produtividade. Boa organização!
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